Tener
ordenador no es lo mismo que utilizarlo. Hoy en
día los ordenadores forman parte del mobiliario
de cualquier tienda de recambios y nadie cuestiona
las ventajas que la informática aporta a
una pequeña y mediana empresa como las que
operan en nuestro sector. Pero una cosa es la teoría
y otra la práctica. Si nos acercáramos
a una tienda de recambios de tamaño medio
y preguntásemos a su responsable por el número
de referencias utilizadas en ese establecimiento
no sería de extrañar que no se atreviera
a aventurar una cifra con ciertas garantías
de exactitud. En condiciones normales de aprovechamiento,
los equipos informáticos de cualquier tienda
tendrían que facilitar esa información
de manera casi instantánea. Es sólo
un ejemplo, pero no son pocos quienes desde dentro
del sector subrayan la todavía insuficiente
informatización de los procesos de trabajo.
De
todos es conocido que hasta 1982, fecha en que se
inventaron los ordenadores personales, la informática
estaba al alcance únicamente de empresas
de cierto tamaño capaces de asumir los prohibitivos
precios que tenían aquellas primeras computadoras
de colosales dimensiones.
La
irrupción de los PC's abarató el precio
de los equipos informáticos permitiendo su
progresiva introducción en las pequeñas
y medianas empresas españolas. Pero a pesar
de las evidentes ventajas que su utilización
aportaba en aspectos tan importantes para un distribuidor
como la gestión de stocks, su introducción
en el sector a lo largo de aquella década
de los ochenta fue lenta.
En
los primeros años noventa la presión
competitiva del mercado -con establecimientos marquistas
precozmente informatizados-, la compleja gestión
de un creciente número de referencias y el
lanzamiento de catálogos electrónicos
y aplicaciones software destinadas a facilitar las
relaciones con el proveedor contribuyeron a que
la presencia de ordenadores se generalizara en las
tiendas de recambios.
Tecnología
al alcance de todos
Hacia
la mitad de la década la fuerte evolución
de las prestaciones de los ordenadores, su abaratamiento
y la aparición de programas con diversas
utilidades y de fácil manejo redefinieron
el modo de gestionar las empresas de distribución.
Actualmente, sería difícil dar con
recambistas cuyo negocio no haya incorporado alguno
de los productos informáticos disponibles
en el mercado: bases de datos, hojas de cálculo,
gestión de stocks, control de procesos, etc…
Pero
como explicábamos en la introducción
del artículo 'tener ordenador no es lo mismo
que utilizarlo'. Y así, mientras que muchas
empresas emplean la informática para poco
más que tareas administrativas, algunos recambistas
llevan ya tiempo aprovechándose de herramientas
como el control informático del stock, el
pedido automático de mercancías, el
establecimiento y supervisión de objetivos
de empresa o la gestión de la lealtad de
sus clientes mediante bases de datos constantemente
actualizadas.
Es
el turno de las telecomunicaciones
Durante
los últimos años asistimos a un proceso
de similar evolución al ya descrito sobre
la introducción de la informática
en el recambio. Nos referimos a la expansión
de las nuevas tecnologías de la información
y de las telecomunicaciones, dos fenómenos
cuya alianza con la informática ha permitido
el desarrollo de herramientas como Internet.
No
quedan lejos los años en que la interconexión
de ordenadores y terminales dentro de una misma
empresa, con todas las potencialidades del trabajo
en red, estaban restringidas a las grandes empresas.
Sin embargo, la intensa evolución de los
mercados de las nuevas tecnologías han permitido
que la utilización de herramientas informáticas
de forma integrada con las telecomunicaciones esté
al alcance de pequeños y medianos distribuidores.
Ahora existen soluciones de este tipo a bajo coste
y con unas altas prestaciones asequibles a cualquier
empresa: desde un simple módem hasta una
red digital de servicios integrados (RDSI).
La
integración de la informática y las
telecomunicaciones permiten que cualquier empleado
de la empresa pueda usar diversas aplicaciones informáticas
comunes a toda la organización independientemente
de donde se encuentren o generen los datos. De igual
modo y gracias a Internet el maridaje informática/telecomunicaciones
hace posible que la empresa se relacione con su
entorno de mercado, ampliándolo extraordinariamente,
a una velocidad hasta ahora desconocida. La utilidad
que esta integración puede reportar a los
procesos de trabajo en las pymes dedicadas a la
distribución de recambios parece incuestionable.
Cuestión
bien distinta es, como pusieron de manifiesto los
diversos planteamientos realizados sobre Internet
en el reciente Congreso de Ancera, calibrar exactamente
la intensidad de su impacto en la forma de gestionar
la empresa.
La convergencia de informática y telecomunicaciones
pone a disposición del recambista un amplísimo
espacio/mercado virtual para relacionarse rápidamente
y a bajo coste con otras empresas -clientes y proveedores-
del sector. La potencialidad máxima de las
nuevas tecnologías respecto a la forma de
relacionarse el distribuidor con el mercado residiría
en el comercio electrónico.
La
gestión de la información, clave en
la toma de decisiones
La
innovación tecnológica está
cambiando la forma de gestionar la empresa. Lejos
de ser una perogrullada, este enunciado adquiere
válidez tanto para grandes como para pequeñas
organizaciones si tenemos en cuenta que apela a
un grupo de herramientas de gestión mucho
más amplio que el fenómeno Internet.
Nos referimos a los Sistemas de Ayuda a la Decisión
(también conocidos como DDS, Decision Support
Systems).
Hubo
un tiempo en que los mercados no eran la trepidantemente
dinámicos como ahora, la competencia menor
y menos agresiva, los márgenes de beneficio
más altos y las plantillas numerosas. Entonces
las empresas se administraban casi exclusivamente
desde la experiencia adquirida en el contacto con
clientes y proveedores y los gerentes acostumbraban
a tomar las decisiones un poco por intuición
y otro poco por sentido común.
Hoy
los cambios continuos son la nota definitoria de
los mercados, la competencia es más dura
que nunca, los márgenes de venta decrecen
y el personal empleado en tareas administrativa
es menor. En este contexto, fiar la gestión
de un negocio a la intuición de su gerente
puede salir muy caro. En el frenesí de su
actividad diaria las empresas acumulan grandes cantidades
de datos, buena parte de los cuales tienen potencial
para mejorar la gestión del negocio: aumentar
las ventas, impulsar la productividad, incrementar
el rendimiento de las inversiones o potenciar la
calidad del servicio al cliente.
Si
consideramos que ahora las empresas se ven obligadas
a responder más rápido que nunca a
los cambios del entorno, se torna imperiosa la necesidad
de contar con sistemas de información que
procesen todos los datos generados en la actividad
empresarial. Una empresa que utilice aplicaciones
informáticas de gestión reaccionará
con mayor presteza que otra menos innovadora ante
los cambios y estará en condiciones además
de tomar las decisiones más adecuadas. Con
este fin, existen en el mercado variadas aplicaciones
informáticas y sistemas de información
concebidos para ayudar a las empresas a resolver
muchos de los problemas de gestión que les
plantea un entorno cambiante. Gestionar eficazmente
requiere tomar decisiones acertadas y éstas
sólo son posibles si se dispone no de mucha
sino de buena información.
Ventajas
del uso de las telecomunicaciones en las pymes
-
Mejora de procedimientos internos de trabajo.
Es la ventaja más evidente por constituir
el origen de la informática. Pero ahora,
además, la integración de las telecomunicaciones
entre distintos centros de la empresa permite aprovechar
las herramientas informáticas en toda la
organización poniendo en relación
los datos generados en cada uno de sus emplazamientos.
-
Mejora de la relación con clientes y proveedores.
Actualizar instantáneamente la información
que la empresa tiene de los clientes permite ofrecerles
una atención personalizada. Sin embargo,
el uso de las nuevas tecnologías entre los
reparadores dista mucho de aquel que haría
posible una relación recambista-taller tan
personalizada. En cuanto a los proveedores, a fecha
de hoy las telecomunicaciones hacen viable automatizar
tareas como la gestión de pedidos, facturación,
pagos, control de plazos de entrega, etc…
-
Nuevos canales de distribución de recambios.
Internet y las telecomunicaciones ponen a disposición
del mercado un nuevo canal de distribución
de productos. Estaríamos hablando del comercio
de recambios a través de 'tiendas virtuales'
o, más probablemente, del comercio electrónico
de empresas tradicionales de recambios que se anuncian
en Internet.
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